Семь правил эффективного совещания

111

Ваш день начинается в 8.30 с летучки, затем идет совещание у руководства в 10.00. Если повезет, остается перерыв на обед. Затем еженедельная встреча с торговыми представителями в 13.30 и мозговой штурм в 15.00. Уже 16 часов – пора приниматься за дела?
Звучит знакомо?

Совещания отнимают много ресурсов. Они вызывают стресс, рост неудовлетворенности работой и снижение лояльности у сотрудников.
Как превратить бесполезную трату времени в эффективный инструмент?

1. Составьте предварительный план.
Встречи, которые плохо спланированы, обречены на неудачу. Перед тем, как запланировать конференцию, задайте себе следующие вопросы:
— Это совещание необходимо? Возможно, вы могли бы получить те же результаты, позвонив по телефону или обменявшись сообщениями по электронной почте? Уважайте ресурсы других людей.
— Какая цель совещания? Установите разумные цели и определите, что необходимо получить в итоге.
— Кому необходимо присутствовать? Определите, какие решения необходимы и кто имеет право принимать их. Например, если вы встречаетесь, чтобы обсудить организацию мероприятия, убедитесь, что включили в состав участников представителей руководства, уполномоченных принимать финансовые решения от лица компании.

2. Используйте время разумно.
Не рассчитывайте на случай. Время — деньги. Используйте его с умом. Ваша повестка дня должна включать цель совещания, темы обсуждения и время, отведенное на каждую, перечень решений, которые нужно принять, состав присутствующих и место, где состоится встреча.
Разошлите повестку дня не позже чем за один день до мероприятия, чтобы дать людям время собраться с мыслями и приготовиться. Это позволит провести встречу целенаправленно и продуктивно.

3. Держите мяч в игре (следите за ходом обсуждения).
В зависимости от продолжительности встречи, количества участников и сложности темы, полезно назначить человека, который будет следить за таймингом и направлять обсуждение, когда это необходимо. Он обеспечивает, чтобы все присутствующие придерживались повестки дня.
Для этого можно установить таймер, который предупредит всех, что пора перейти к следующей теме.

4. Умело подбирайте вспомогательные материалы.
Будьте внимательны при выборе инструментов, которые вы используете. Конечно, красочная анимационная презентация поразит воображение слушателей, но яркие эффекты могут отвлекать от сути дела.
Сообщение потеряет смысл за игрой шрифтов и спецэффектов, и ваша презентация запомнится лишь как забавное развлечение.
Вспомогательные материалы, которые вы используете, должны расставлять акценты в вашем сообщении, а не заменять его. Не нужно представлять печатную версию вашего доклада целиком.

5. Сведите отвлечения к минимуму.
Участники не хотят бросать свои дела. Но проверка почты, звонки по телефону и решение других задач в процессе обсуждения убивает продуктивность.
Открыто обратитесь к участникам с просьбой воздержаться от использования гаджетов в течение встречи. Предложите разместить телефоны на столе экраном вниз, чтобы избежать соблазна.
Вы можете обеспечить участников напечатанной повесткой дня и копиями вашей презентации, предусмотрев место для заметок – старомодный способ, который хорошо работает. Он меньше отвлекает, чем необходимость самому набирать текст, и не создает визуальных препятствий подобно ноутбуку.
Иногда кому-то придется ответить на звонок, но это должно стать исключением. Привычка покидать совещание, чтобы поговорить по телефону, подает плохой пример остальным.

6. Подведите итоги.
Обязательно резюмируйте итоги совещания. Определите, кто за что отвечает, установите сроки выполнения. Направьте этот список по итогам встречи всем участникам в течение дня.

7. Обеспечьте творческие альтернативы.
Совещания можно проводить различными способами. От коротких встреч вне рабочего места до видеоконференций — есть масса альтернатив традиционным заседаниям в конференц-зале. Смешивайте различные форматы, чтобы создать позитивную атмосферу, поощряя взаимодействие и сотрудничество участников.

Совещания часто рассматриваются как пустая потеря времени, неприятная составляющая офисной работы. Но это совсем не обязательно! Когда совещания хорошо подготовлены и эффективно управляются, они сближают сотрудников, давая возможность поделиться своими идеями и получить обратную связь, для успешного подбора аренды залов в Днепре, советую перейти по ссылке, где вы найдете много вариантов, и сможете подобрать именно тот, который подойдет именно к вашей встрече.

Вам также могут понравиться Еще от автора

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.